Pendekatan Daur Hidup Arsip Dan Model CADS

Pendekatan Daur Hidup Arsip Dan Model CADS

Dalam model daur hidup arsip dinamis peran record manajers dan archivists dipisahkan.Hal ini mengakibatkan kesulitan saat dihadapkan pada pengeolaan arsip dinamis elektronik. Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat mengakibatkan arsip yang ‘non-current’ perlu konversi ke format baru.Sulitnya system pengubahan ini membuat arsip menjadi tidak dapat diakses dan akan terhapus begitu saja.

Model daur hidup menganggap arsip dinamis elektronik sebatas sebagai arsip media baru atau arsip dinamis fisis layaknya film,rekaman suara,mikrofis.Padahal ciri volatility arsip dinamis elektronik bertentanagn dengan pendekatan Model daur hidup. Arsip dinamis elektronik harus dutempatkan pada system hardware dan software yang sesuai dengan lingkungan “hidup” nya,sehingga tidak harus disimpan ditempat simpan  fisik model tradisional dalam daur hidupnya.

Untuk mengakses arsip yang akurat ,andal,otentik,lengkap serta dapat dibaca sepanjang waktu merupakan hal yang sulit bagi user maupun arsiparis.Agar dapat  mengatasi permasalahan digital object tersebut digunakan model Record Continuum Model.Konsep ini juga diperkuat dengan adanya rekomendasi dunia internasional sebagai cara terbaik mengelola arsip elektronik dalam konteks yang lebih luas dalal ilmu kearsiapan.Mekanismenya adalah pendekatan yang terintegrasi dalam pengelolaan arsip dinamis(record) dan arsip stasis (archives).Dengan pengaplikasian secara terintegrasi ,maka ia akan berfungsi sbb:

1. Memfasilitasi tata kelola pemerintah / korporasi
2. Menopang akuntabilitas
3. Membangun memori
4. Membangun identitas
5. Memberikan sumber daya informasi yang otoritatif dan bernilai tambah (McKemmish 1998, 4)

Arsiparis (record manajers dan archivists) menyatu dalam satu profesi dalam kerangka kerja tata arsip dinamis (recordkeeping) untuk tujuan yang sama yakni menjamin keandalan ,keotentikan,serta kelengkapan records.Perlu jeli dalam membedakan antara manajemen arsip dinamis(record manajement) ,tata arsip dinamis (recordkeeping) ,serta system tata arsip dinamis (recordkeeping systems).
Dalam manajemen arsip dinamis sebelumnya(Life Cicle of records) bersifat reaktif (mengelola arsip dinamis setelah penciptaan arsip dinamis) ,sedangkan dalam tata arsip dinamis (recordkeeping) bersifat proaktif (bermitra dengan stakeholders lainnya untuk menentukan arsip dinamis transaksi mana yang perlu dipertahankan).
Pederson (1998) menyatakan bahwa Record Continuum Model mempunyai 4 fungsi tata arsip dinamis,yang disingkat CADS :

1. Control : capture,identifikasi,organisasi dan pengawasan
2. Accesibility : menjamin adanya akses dan kemanfaatan
3. Disposal : memungkinkan adanya criteria penilaian dan kebijakan atau procedure pemusnahan untuk meng-capture arsip dinamis yang sesuai dan untuk menyingkirkan proses arsip dinamis yang tidak diperlukan lagi.
4. Storage : memelihara dan mempertahankan keotentikan arsip dinamis ,integritas serta bermanfaat sepanjang waktu.

Ada 10 aspek yang membedakan antara Record Continuum Model dengan Life Cicle of records,yaitu :

1. Asal usul model
2. Elemen definisi arsip dinamis
3. Perhatian utama terhadap manajemen arsip dinamis
4. Pola transfer arsip dinamis
5. Prespektif tata arsip dinamis
6. Proses tata arsip dinamis
7. Kriteria seleksi arsip
8. Waktu penilaian arsip
9. Peran arsiparis
10. Praktek aplikasi manajemen arsip dinamis

Kelebihan  Record Continuum Model (RCM) atas Life Cicle of records, yaitu :

• RCM memperluas kemungkinan interpretasi arsip dinamis dan system tata arsip dinamis
• Mengingatka kita akan kenyataan bahwa arsip (dinamis dan statis) diciptakan dan dipelihara karena kegunaannya seperti halnya hasil fungsi administrasi dan bisnis dan sebuah proses ,bukan semata-mata suatu tujuan itu sendiri
• RCM mengutamakn kerja sama lintas repository ,khususnya antara record manajers dan archivists

Pada intinya Record Continuum Model menekankan pada :

• Persamaan bukan perbedaan
• Kualitas dan kuantitas bukan hanya kuantitas
• Cara berpikir yang positif dan kohesif bukan terpisah dan pasif
• Kerangka pembuatan keputusan yang terintegrasi bukan terfragmentasi
• Pengawasan pembuatan keputusan  yang terintegrasi bukan terfragmentasi
• Memberiakan kepuasan kepada user/clients dengan melakukan kolaborasi bukan duplikasi dan tumpang tindih

Tags: Arsip dan rekod,arsip dinamis, model CADS, tugas kuliah arsip dan rekod